El trabajo híbrido está abriendo nuevas formas de relacionarse y colaborar dentro de las empresas. Las herramientas colaborativas permiten a todas las personas realizar sus actividades, sin importar el lugar, dispositivo o la hora en la que lo hagan. 

40% de las empresas están invirtiendo en tecnologías de la información (TI) para aumentar la productividad, con base en información del International Data Corporation (IDC), empresa de consultoría.

Esta también es una de las preocupaciones de las empresas: ¿Cómo mantener la productividad cuando las personas están trabajando de forma remota?

La respuesta son las herramientas colaborativas, que han tenido mayor penetración en el mercado. En 2022, el valor de mercado de las aplicaciones colaborativas tendrán un incremento en México de 17.37%, en comparación con el año previo, de acuerdo con datos de IDC
 

A continuación, podrás encontrar algunas de las más útiles para el día a día. 

Principales herramientas colaborativas    

1. Documentos en la nube

Hay varias alternativas para editar, comentar y hacer documentos de texto, hojas de cálculo o presentaciones. Una muy popular es la de Google, pero Microsoft Office 365 no se queda atrás, ambas ofrecen soluciones para trabajo colaborativo por medio de la nube.

Así, cualquier persona puede acceder a estos documentos, solo se requiere un navegador y una conexión de internet.

2. Videollamadas

Esta es una de las herramientas colaborativas que se volvió más popular con la pandemia y llegó para sustituir a las salas de juntas. 

Un ejemplo es Zoom, quien en diciembre de 2019 contaba con apenas 10 millones de usuarios; para abril de 2020 esta cifra había escalado a 300 millones de usuarios, con base en datos del portal Statista.

Microsoft Teams y Meet de Google son otras de las alternativas para realizar videollamadas. En el caso de Teams, también se alcanzaron cifras récord, ya que el 31 de marzo de 2020, se tuvieron 2,700 millones de minutos de reuniones en un día, un incremento de 382.14%, en menos de un mes, puesto que el 12 de marzo esta cifra era de 580 millones de minutos. 

Conforme avanzaba la pandemia, fueron agregando diferentes funcionalidades, como compartir pantallas, grabar video o visualizar al resto de los participantes en mosaico.

Son herramientas que se siguen perfeccionando con el uso, así que pronto podríamos ver nuevos elementos disponibles. 

Las herramientas avanzadas para colaborar han mejorado la interacción durante las reuniones, frente a los pizarrones blancos, donde una sola persona podía escribir a la vez, los rotafolios con cientos de post-its pegados y la necesidad de abandonar la sala una vez concluido el tiempo de reserva.

3. Mapas mentales

Muchas personas funcionan de forma mucho más eficiente al elaborar mapas de los procesos a seguir para cumplir con los objetivos o dar soluciones a alguna problemática. Estos mapas pueden ser compartidos y enriquecidos por todos los colaboradores.

Permiten estructurar la información de tal manera que se puedan identificar prioridades, objetivos a alcanzar y la estrategia a seguir para lograrlo. Algunos de los más populares son Bubbl.us, MindGenius, MindMeister o xMind. 

Asimismo, este tipo de aplicaciones pueden integrarse a soluciones de llamadas, video y colaboración; por lo que los equipos se vuelven más ágiles, ya que tienen todo a la mano, para realizar sus contribuciones y presentar información, desde cualquier documento o herramienta en la que se trabaje.

4. Mensajería

La comunicación entre los colaboradores también tiene que ser eficaz. No solo por videollamadas, sino con otras herramientas de mensajería. Una de las más populares es Whatsapp, pero hay otras con diferentes funcionalidades, como Hangouts de Google o Slack.

Lo ideal es que cualquier herramienta de comunicación que se implemente en la empresa, sea gestionada por las áreas internas de TI de la organización y que ofrezca una forma efectiva de colaboración por mensajería. 

5. Gestión de tareas

Una de las herramientas colaborativas más importantes y necesarias es la de gestión de tareas. Así tu equipo sabrá en qué debe trabajar, a qué darle prioridad, cuáles son las fechas de entrega y tener claros los plazos para cumplir con sus objetivos. 

Otra ventaja de estas herramientas es que te permitirán identificar cuánto tiempo se está invirtiendo en qué tareas, por qué algunas están tomando más de lo previsto y cuáles son los cuellos de botella que se deben evitar para ser más productivos. 

Algunas de las opciones que puedes encontrar para una adecuada gestión de tareas son Trello, Asana, Monday, Slack o Base Camp. 

Aunque se puede acceder a ellas desde el navegador o como una nueva ventana, lo ideal es que se integre a las soluciones de colaboración y comunicaciones unificadas. Así, tendrás equipos más productivos, ya que no tienen que invertir tiempo en abrir ventanas, administrar pestañas o loguearse en diferentes aplicaciones.

Como verás, hay una gran variedad de herramientas que pueden probar dentro de tu organización y encontrar aquellas que se adapten mejor con tu equipo. 

Si quieres saber sobre herramientas colaborativas, en MCM Telecom te podemos brindar las alternativas más adecuadas, que además se integran a más de 300 otras soluciones de software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés).