¿Cómo enfocar correctamente los recursos tecnológicos de una empresa?

Sin duda, el 2020 ha sido un año singular. Habrá quien lo recuerde por motivos ecológicos, sociales, políticos, médicos, extraterrestres; muchas empresas lo recordarán como el año en que se vieron obligadas a adoptar y normalizar lo que durante mucho tiempo se negaron a aceptar: la transformación digital.

Trabajo remoto, comunicaciones unificadas, almacenamiento en nube y herramientas colaborativas dejaron de ser una tendencia para convertirse en una realidad ineludible que, dicho sea de paso, está mostrando grandes beneficios y posibilidades para un mundo hiper conectado. Los recursos tecnológicos de una empresa son ya, hoy en día, uno de los principales activos de una organización que espera mantenerse vigente.

¿Cuáles son las herramientas virtuales que más necesito en mi empresa?

Evidentemente la pregunta depende mucho del ramo en el que te desenvuelvas, pero la “nueva normalidad” nos da una pauta más o menos general:

Plataformas para comunicación: Zoom, Google Meet, Skype y WhatsApp han sido herramientas especialmente valiosas en estos últimos meses. Los equipos han tenido que adaptarse a la comunicación remota y a sus ventajas y desventajas. Sin bien son recursos que resuelven muy bien una necesidad esencial de las organizaciones, también han mostrado cierta deficiencia cuando hablamos de confidencialidad.1 Por casos así es normal que los CEOs y COOs duden en implementar el trabajo remoto, ya que exponen su información, según su punto de vista, a ser intervenida.

Lo cierto es que hay soluciones que limitan estas vulnerabilidades al máximo, garantizando los más altos estándares de seguridad tanto para los usuarios como para la información que se comparte. Las ventajas de las soluciones más populares, con la seguridad de una herramienta especializada. ¡Lo mejor de ambos mundos!

Herramientas colaborativas: Anteriormente esta modalidad de trabajo se limitaba a ciertos ramos de la industria. Empresas relacionadas con la comunicación, por ejemplo, han utilizado desde hace varios años herramientas como Google Drive o Microsoft Teams, ya que les permite seguir el trabajo individual o de un equipo, en tiempo real. Estas soluciones van más allá del respaldo en nube, son una verdadera alternativa para fomentar el trabajo en equipo y agilizar los procesos de revisión y aprobación. Sin embargo, gracias al confinamiento, muchas otras industrias han descubierto los placeres de las herramientas colaborativas, ya que simplifican el compartir información, modificarla y analizarla de manera rápida y sencilla.

“¡Pero está expuesta a ataques cibernéticos!” No más que la información que se almacena localmente en un equipo, con la ventaja de que se puede controlar permanentemente quién tiene acceso a cada archivo e, incluso, monitorear accesos, ajustes y cualquier acción que se lleve a cabo en un documento. ¡Perder la información por la avería o robo de un equipo ya es historia!

Almacenamiento en nube: Su forma más básica es un disco duro virtual. Con las ventajas o desventajas que muchos le vean, permiten que diferentes usuarios tengan acceso a información sin importar en dónde se encuentren. Pero ¿qué sucede con el software? Desde hace algunos años hay programas que no necesitan estar instalados en un equipo para poder usarse. Claro que eso ha sido gracias a la visión de las empresas desarrolladoras para implementar esta modalidad. Bueno, no del todo… Hoy en día las industrias tienen la posibilidad de migrar toda su operación a la nube, es decir, dejar de depender de los equipos para su operación. Esto, además de simplificar el trabajo del departamento de TI, da flexibilidad para que la operación continúe en diferente ubicación, con diferentes equipos e, incluso, sin necesidad de ser instalada o configurada.

La pregunta del millón: Habiendo herramientas gratuitas o con costos muy bajos ¿por qué habría de contratar soluciones empresariales?

Las soluciones empresariales, como todo en la vida, están pensadas para necesidades específicas. Es decir, ciertamente comunicar a 5 personas no tiene que ser un reto para los equipos de TI, enviar archivos de texto sobre notificaciones de RRHH es algo sencillo pero, conforme van aumentando y complicandose las necesidades, las soluciones empresariales comienzan a dejar de ser un lujo. Sobre todo cuando, en muchas ocasiones, ni siquiera requieren infraestructura adicional a la ya existente o pueden escalarse para adaptarse a tus necesidades. Es decir, son mejoras fáciles a los recursos que ya tiene tu empresa, y cuyos beneficios son superiores a sus costos de implementación o sus consecuencias (pérdidas de hasta US$200,000 por hora por inactividad, producto de fallas en sus sistemas, según Aberdeen Research).

¡La transformación digital no es algo del futuro! ¡Está ya en nuestro día a día!

Y no es algo que deba causarnos temor o reserva, ya que, muchas veces, está basada en soluciones que ya usamos normalmente. El truco está en implementarla inteligentemente y, sobre todo, recurrir a herramientas que vayan acordes a nuestras posibilidades y necesidades.

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