Telefonía para empresas: cómo elegir la mejor

Aunque hay nuevas maneras de comunicación entre las empresas, clientes y proveedores, los sistemas de telefonía siguen siendo parte indispensable de cualquier negocio. 

El teléfono sigue siendo uno de los canales de comunicación preferidos dentro y fuera de las empresas. Es el segundo canal más usado, tanto para hablar entre compañeros de trabajo (25.2%), como con contactos al exterior (32.1%), de acuerdo con una encuesta de Technalysis Research.

Un buen sistema para empresas puede ayudarte en la operación diaria y mejorar los canales de comunicación con tus clientes o socios. 

77% de las empresas ofrecen a algunos de sus usuarios un teléfono fijo para usar en el trabajo, con base en datos de RingCentral.

Las soluciones de telefonía para las empresas están expresamente diseñadas, con opciones especializadas de acuerdo con sus necesidades. Existen diferentes opciones para las empresas, cada una con sus propias ventajas y desventajas:

• Líneas tradicionales. Estos son los servicios de teléfono de toda la vida. Suelen ser mucho más estables y confiables que otros sistemas, ya que no dependen de internet, pero también son los menos flexibles y el costo de operación y mantenimiento, puede llegar a ser alto.
• VoIP. Puede implementarse como una solución on-premises, en la nube privada de un proveedor local o directamente desde el Internet. Las llamadas dependen de las condiciones de la red interna, metropolitana o hacia el internet.
  
  Si no se cuenta con las condiciones mínimas operativas, la calidad del audio en las llamadas puede verse afectada. Las principales ventajas es que tienen un buen costo-beneficio y es fácil acceder a funcionalidades avanzadas y a otras propiedades adicionales, a solamente la voz.

• Virtual. Estos sistemas de telefonía se están convirtiendo en el principal recurso de las empresas que trabajan de forma remota o que no tienen una localización física como tal, pero requieren un número telefónico local para operar. Son los sistemas más escalables, pues el costo depende del uso que se tenga.

Considera también que hay diferentes opciones dependiendo de dónde esté hospedado el equipo, es decir, si la centralita, que es donde se concentran las líneas telefónicas, estará en las instalaciones o todo el servicio estará alojado en la nube. 

Además, tu presupuesto también es muy importante, aunque puede ser una de las principales limitantes, ten en cuenta que a veces invertir un poco más en una solución más adecuada a tus necesidades, podrá ahorrarte muchos problemas y costos en el futuro.

La mejor telefonía empresarial

Para elegir la alternativa más acorde para tu empresa, más allá del costo, hay otras claves que debes considerar:

• Escalabilidad. Las necesidades de las empresas cambian constantemente. Piensa en que si a futuro tus requerimientos de comunicación necesitan aumentar, el sistema debe crecer contigo.
  
  También es posible que te extiendas a diferentes sucursales o lugares del país, en ese sentido, ¿cómo crecerá tu telefonía empresarial?

• Flexibilidad. Debe tener la flexibilidad para conectar a tus usuarios tanto dentro, como fuera de la oficina, ya que muchas veces las operaciones requieren que tu personal se encuentre en otros lugares de trabajo.
  
  Considera las alternativas que te ofrecen los sistemas telefónicos empresariales para que puedas realizar llamadas desde donde lo necesites. 

• Movilidad. Ten en cuenta que en algún momento podrías mudarte de oficina, edificio o local, así que tu sistema de telefonía debe estar disponible para mudarse contigo sin que esto implique altos costos para tu operación. 
• Costo. Asegúrate de conocer todos los costos que implica el sistema de telefonía, desde la instalación, mantenimiento, si hay costos por uso, licencias que debas pagar o suscripciones.
  
  También debes considerar cuánto te costará hacer cambios en el sistema que tienes actualmente, por ejemplo, si tienes que mudarte de oficina o incrementar el número de líneas que requieres. 

Por último, ten en cuenta que la solución más adecuada para tu organización es la que se adapte a tus necesidades y a los objetivos que tengas. El sistema de telefonía que elijas debe darte las soluciones más adecuadas para el momento actual, pero también a futuro. 

En MCM Telecom tenemos las soluciones que tu negocio necesita, considéranos tu aliado tecnológico para agilizar tu transformación digital y alcanzar todos tus objetivos empresariales.